“我们以前没有意识到投资回报率会这么高。”阿普雷拉公司（Applera）企业服务部财务经理鲍勃·曼登斯（BobMendence）这样描述公司使用康克技术公司（ConcurTechnologies）新推出的差旅招待费软件系统后的情况。
差旅招待费软件不是新鲜事物，在市场上也已经有不错的渗透率：据支付流咨询公司（PayStreamAdvisors）的资料，有40％的大公司和10％-25%的中小型公司使用这类软件。分析师表示，这类软件目前已被用于整个电子采购和费用的管理，而不只是限于作为方便员工报销的工作流系统。在位于波士顿的研究公司阿伯丁集团（AberdeenGroup）看来，获取数据是差旅招待费软件发展背后的推动力，而差旅招待费系统的好处还不止于此。
管理软件供应商Geac的产品管理高级总监A.G.兰伯特（A.G.Lambert）说，如今，萨奥法案的合规性要求确实有助于这类软件的供应商叩开市场大门，但最终帮助他们与企业达成交易的原因在于这类软件能够节省成本。使用差旅招待费软件的企业常常能撤销不必要的职位（有一家公司裁减了10个专门分析费用账户的职位，每年节省50万美元），并严格控制大量隔夜交货和邮递费用。它们还可以从信用卡和采购卡公司（通常是银行）获得即时付款的折扣，并将其纳入差旅招待费系统。而且一旦获得并分析了差旅费用的数据，企业还可以用它来和航空公司、酒店和其他服务性企业谈判，以获得更低的价格。
别弄错，差旅招待费软件并不便宜。兰伯特表示，传统的这类许可软件可能要花上百万美元，而租赁的话每年的费用也要几十万美元。但是，如果你有数以千计的员工在各地奔波，就像年销售额达200亿美元的医药企业阿斯利康那样，那么回报将是惊人的。和其它大多数类型的软件一样，软件租赁让IT预算较少的公司也能使用这一软件。
这类软件的支持者还指出了一些看不见的好处，如员工满意度。借助差旅招待费软件，公司通常能在员工提出报销申请后的2-3天内报销费用，而以前因为是手工操作，往往要花上数周乃至数月的时间。员工可以通过互联网或公司内部网络输入或核实费用（通过网上的信用卡链接，可以直接输入主要费用科目，生成网上费用报告），只要简单地键入代垫费用，然后敲击“发送”即可，企业随后直接将报销的钱存入员工的账户。
如果这能让员工高兴，它应该也能让财务部门开心。“财务管理者试图了解公司的费用周期以及如何按部门控制费用，”国际数据公司（IDC）的企业应用程序研究总监彭卫国（AlbertPang）说道。有时，差旅招待费是企业除工资和福利之外最大的人员费用支出项目，而差旅招待费系统自带的会计和财务报告能力提供了企业迫切需要的透明度和可靠性。
如今，越来越多的软件供应商提供多种差旅招待费管理服务以供企业选择。NechoSystems、康克科技和Outtask提供基于网络的软件；Geac提供许可软件和租赁软件的服务；GelcoInformationNetwork有一款租赁软件；和SAP、IBM、微软和甲骨文等大型ERP和企业供应商一样，Ariba的费用管理应用程序中也涵盖了差旅招待费；网上商旅预定公司，和美国运通、维萨、万事达及其它金融服务公司一样，都提供差旅招待费费用管理服务。
差旅招待费系统能在网上运行，这对消费者来说是件好事，因为员工几乎在任何地方都能使用这些系统。“如果有一款应用程序能发挥上网的优势，那就是这个了，”专门研究中小企业市场的AMIPartners的副总裁劳里·麦克卡伯（LaurieMcCabe）说，“数据安全问题并不严重，因为有关费用的信息不是价值很高的知识产权，只不过是关于人们花了什么钱的数据。”
对加拿大服装零售商莱特曼斯（Reitmans）来说，这类软件基于网络的特点是一大卖点。该公司表示，它正谨慎地试运行差旅招待费系统，希望员工能接受。分析师一致认为，虽然差旅招待费系统有许多优点，但让员工习惯新程序会有难度，尤其是当新规则被系统自动拒绝或认为有错误时。“我们努力将所有应用程序都放到网络上，我们想要一款适合网络、容易部署差旅招待费的程序，能与包括仁科的基于网络的财务软件在内的其他软件兼容。”莱特曼斯副总裁兼审计长理查德·韦特（RichardWait）说道。莱特曼斯在加拿大有876家女装店，刚开始测试和实施Necho的费用软件。用了新的差旅招待费系统后，原来将数据先输入微软Excel的电子表格、再重新输入仁科应用软件的做法就将废止。
荷美尔食品公司（HormelFoods）的副总裁兼财务总监詹姆斯·施翰（JamesSheehan）表示，他的公司把非核心业务流程外包，使用租赁的差旅招待费软件，事实表明这一举措产生了立竿见影的效果。该系统已经安装运行60天了，几乎无需荷美尔的IT人员参与。
和莱特曼斯一样，荷美尔之前也采用人工填写表格的方法，员工报销要花14－17天，而且往往还会导致混乱的货币兑换。如今，系统在短短3天内就能完成报销，而且差旅招待费数据成为该公司主营业务——食品服务业务的销售工具。“我们获取了在连锁酒店的花费数据，”施翰说，“因此，当我们拜访客户时，我们不仅能向他们表示他们是好客户，还通过在他们那里住宿来支持他们。”而且，荷美尔还把该系统连接上自己的企业信用卡账户，让跨国差旅的外汇交易更加顺畅。
在阿斯利康，负责报销费用的经理迈克·赫鲁宾（MikeHerubin）说，公司的差旅招待费“十分庞大”，管理差旅招待费的负担很重。赫鲁宾要为8000多名周游美国、游说医生的医药销售人员服务。在2000年兼并成立阿斯利康后，新公司先是承袭了原阿斯特拉（Astra）和捷利康（Zeneca）原有的差旅招待费系统，但最终决定从Geac引入新系统。阿斯利康要求新系统不仅能把公司的差旅政策和规定加入流程以提高合规性，而且要求工作流将电子报告呈送经理批准，但这一切的前提是保持低成本。
赫鲁宾表示，最大的好处在于增加了透明度。“一旦得到数据，我们就能研究这些信息，提供更有意义的报告，甚至监控系统中发生的一切。”赫鲁宾说。现在，他监控各种不同的费用（有的员工用公司的信用卡支付个人费用）以及潜在的异常支出（如在家用建材市场发生的费用）。约束员工公卡私用使阿斯利康节省了数十万美元，而基于异常费用的退款仅在去年一年就有100万美元。
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